Peranan Manager Dalam Pengelolaan Manajemen Informasi Diperusahaan

 

 

 

 

 

Nama       : INDRIANI PRATIWI

Kelas         : 3DA01

NPM         : 43211623

 

Peranan manager dalam pengelolaan manajemen informasi diperusahaan

 

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI……………………………………………………………………………..i

PENDAHULUAN……………………………………………………………………..1

ISI……………………………………………………………………………………………2

DAFTAR PUSTAKA………………………………………………………………..15

 

PENDAHULUAN


            Dalam upaya mencapai keberhasilan, para manajer sangat menyadari pengaruh dari lingkungan perusahaan. Perusahaan dihubungkan dengan elemen-elemen dalam lingkungannya melalui arus sumber daya fisik maupun konseptual. Perusahaan berusaha memperoleh keunggulan kompetitif dengan mengelola arus sumber daya, termasuk informasi.
            Sumber daya informasi perusahaan mencakup lebih dari sekedar informasi. Sumber daya tersebut mencakup pula perangkat keras, fasilitas, perangkat lunak ,data , para spesialis informasi dan para pemakai informasi.
            Manajer  pada semua tingkatan terlibat dalam perencanaan, tetapi rencana para manajer tingkat tertinggi menjangkau jauh ke masa depan. Rencana-rencana strategis ini menyatakan apa yang akan dicapai perusahaan dalam lima, sepuluh tahun yang akan datang atau lebih, dan menguraikan tujuan-tujuan terebut akan dicapai.
            Kegiatan mengidentifikasi sumber daya informasi yang akan dibutuhkan perusahaan dimasa depan, mendapatkan sumber daya tersebut, dan mengelolanya disebut perencanaan sumber daya informasi secara stategis (strategic planning for information resources), atau SPIR. SPIR adalah tanggung jawab semua manajer, tetapi manajer organisasi jasa informasi (information service) memainkan peranan penting. Jabatan CIO, yaitu chief  information officer, menjadi semakin populer untuk menggambarkan manajer jasa informasi.
            Dari semua inovasi terbaru dalam pengguna komputer, tidak ada yang dampaknya sebesar end-user computing.

 Ketika manajer menyadari informasi sebagai suatu sumber daya strategis, menetapkan berbagai kebijakan untuk menerapkan sumber daya tersebut secara strategis, dan menindaklanjuti guna menyakinkan bahwa kebijakan tersebut dijalankan, aktivitas itu disebut manajemen sumber daya informasi (information resources management), atau IRM. IRM adalah konsep yang mengintegrasikan konsep-konsep keunggulan kompetitif lain, CIO, IRM, SPIR dan end-user computing. Dengan demikian, IRM memberikan kerangka kerja bagi pemanfaatan komputer yang efektif.

 

ISI

Perusahaan dalam Lingkungannya

Perusahaan adalah suatu system fisik yang menggunakan suatu system Konseptual Sistem Fisik Perusahaan adalah : system lingkaran Tertutup dalam artian kata dikendalikan oleh manajemen menggunakan informasi umpan balik untuk meyakinkan bahwa tujuan tujuan suatu perusahaan itu tercapai. Perusahaan mengambil sumberdaya dari lingkungannnya kemudian mengubah sumber daya tersebut menjadi barang dan jasa kemudian mengembalikannya kepada lingkunganya. “Lingkungan merupakan alasan utama dari suatu perusahaan “ Perusahaan melihat perlunya penyediaan barang dan jasa untuk kebutuhan lingkungan tertentu dan menanamkan modalnya sehingga perusahaan melaksanakan aktivitasnya.

Untuk menghasilkan barang siap konsumsi, perusahaan memerlukan bahan – bahan dan faktor pendukung lainnya, seperti bahan baku, bahan pembantu, peralatan dan tenaga kerja. Untuk memperoleh bahan baku dan bahan pembantu serta tenaga kerja dikeluarkan sejumlah biaya yang disebut biaya produksi.

Hasil dari kegiatan produksi adalah barang atau jasa, barang atau jasa inilah yang akan dijual untuk memperoleh kembali biaya yang dikeluarkan. Jika hasil penjualan barang atau jasa lebih besar dari biaya yang dikeluarkan maka perusahaan tersebut memperoleh keuntungan dan sebalik jika hasil jumlah hasil penjualan barang atau jasa lebih kecil dari jumlah biaya yang dikeluarkan maka perusaahaan tersebut akan mengalami kerugian. Dengan demikian dalam menghasilkan barang perusahaan menggabungkan beberapa faktor produksi untuk mencapi tujuan yaitu keuntungan.

Perusahaan merupakan kesatuan teknis yang bertujuan menghasilkan barang atau jasa. Perusahaan juga disebut tempat berlangsungnya proses produksi yang menggabungkan faktor – faktor produksi untuk menghasilkan barang dan jasa. Perusahaan merupakan alat dari badan usaha untuk mencapai tujuan yaitu mencari keuntungan. Orang atau lembaga yang melakukan usaha pada perusahaan disebut pengusaha, para pengusaha berusaha dibidang usaha yang beragam.

Delapan Elemen Lingkungan
Lingkungan suatu perusahaaan tidak persis sama dengan lingkungan perusahaan yang lain. Namun, kita dapat melihat sejumlah kesamaan dari keragaman ini dengan mengidentifikasi delapan  jenis elemen utama yang ada dalam lingkungan semua perusahaan. Elemen-elemen lingkungan ini adalah organisasi atau individu yang berada di luar perusahaan dan memiliki pengaruh langsung atau tidak langsung pada perusahaan. Delapan elemen ini berada dalam sistem yang lebih luas, yang disebut masyarakat.

            Pemasok menyediakan material, mesin, jasa dan informasi yang digunakan perusahaan untuk memproduksi barang danjasa. Barang dan jasa ini dipasarkan kepada pelanggan perusahaan, yang mencakup pemakai saat ini dan calon pemakai. Serikat pekerja adalah organisasi bagi tenaga kerja terampil maupun tenga kerja tidak terampil. Masyarakat keuangan terdiri dari lembaga-lembaga yang mempengaruhi sumber daya uang yang tersedia bagi perusahaan. Pemegang saham atau pemilik  adalah orang-orang yang menanamkan modal di perusahaan dan mewakili tingkat manajemen tertinggi. Pesaing mencakup semua organisasi yang bersaing dengan perusahaan dipasar. Pemerintah, pada tingkat pusat, daerah, dan lokal, memberikan kendala-kendala dalam bentuk undang-undang dan peraturan, tetapi juga memberikan bantuan dalam bentuk pembelian, informasi dan dana. Masyarakat global adalah wilayah geografis tempat perusahaan melaksanakan operasinya.

 

Arus Sumber Daya Lingkungan

Perusahaan dihubungkan dengan elemen elemen sumber daya ini melalui arus sumber daya. Telah disebutkan bahwa sumber daya tersebut mencakup orang, material, mesin, uang, dan informasi. Sumber daya mengalir ke perusahaan dari elemen-elemen, melewati perusahaan, dan kembali kepada elemen-elemen tersebut. Semua sumber daya dari lingkungan yang memasuki perusahaan akhirnya kembali kepada lingkungan.

Keunggulan Kompetitif
Istilah berkaitan dengan lingkungan yang muncul selama akhir 1980-an adalah keungulan kompetititf ( competitive advantage). Keunggulan kompetitif dapat dicapai melalui banyak cara, seperti menyediakan barang dan jasa dengan harga yang murah, menyediakan barang dan jasa yang lebih baik dari pesaing, dan memenuhi kebutuhan khusus suatu segmen pasaar tertentu. Pada bidang komputer, keunggulan kompetitif mengacu pada penggunaan informasi untuk mendapatkan leverage di pasar. Idenya adalah perusahaan tidak seharusnya mengandalkan sumber daya fisik  yang lebih unggul saat terlibat dalam persaingan. Sebaliknya, sumber daya konseptual yang unggul data dan informasi dapatdigunakan sama baiknya. Manajer perusahaan menggunakan sumber daya konseptual maupun sumber daya fisik untuk mencapai tujuan strategis perusahaan.

Sumber daya informasi perusahaan mencakup lebih dari sekedar informasi. Sumber daya tersebut mencakup pula perangkat keras, fasilitas, perangkat lunak, data, para spesialis informasi dan para pemakai informasi.

Kegiatan mengidentifikasi sumber daya informasi yang dibutuhkan perusahaan dimasa depan, mendapat sumber daya tersebut, dan mengelolanya disebut perencanaan sumber daya informasi secara strategis (strategic planning for information resource), atau SPIR adalah tanggung jawab semua manajer, tetapi manajer organisasi jasa informasi memainkan peranan penting. Jabatan CIO (chief Information Officer),

menjadi semakin popular untuk menggambarkan manajer jasa informasi.

Perusahaan dalam Lingkungan

Lingkungan adalah alasan utama keberhasilan perusahaan. Pemilik perusahaan melihat perlu penyediaan barang dan jasa untuk memenuhi kebutuhan lingkungan tertentu dan menanamkan modalnya sehingga perusahaan dapat melaksanakan aktifitas. Elemen-elemen lingkungan ini adalah organisasi atau individu yang berada diluar perusahaan dan memiliki pengaruh langsung atau tidak langsung pada perusahaan. Delapan elemen ini berada dalam system yang lebih luas, yang disebut masyarakat.

 

Sistem Nilai

Sepuluh atau dua puluh tahun yang lalu, mungkin sudah cukup bagi manajemen untuk berkonsentrasi menciptakan rantai nilai perusahaan. Namun sekarang manajemen menyadari keunggulan tambahan yang dapat dicapai dengan mengaitkan rantai nilai perusahaan dangan rantai nilai organisasi lain. Kaitan rantai nilai beberapa perusahaan disebut sistem nilai (value system). Sebuah perusahaan dapat mengaitkan rantai nilainya dengan rantai nilai pemasoknya dan menerapkan sistem yang membuat daya input tersedia dibutuhkan. Contohnya adalah persetujuan  just-in-time (JIT) dengan satu pemasok untuk mengirimkan bahan baku sehingga tiba hanya beberapa jam sebelum bahan tersebut digunakan dalam proses produksi, yang meminimalkan biaya penyimpanan. Perusahaan juga dapat mengaitkan rantai nilainnya dengan nilai para anggota saluran distribusinya.

 

Apa Sajakah Sumber Daya Informasi itu?
Sejumlah usaha awal dalam manajemen informasi terfokus pada data. Usaha tersebut sejalan dengan meluasnya penggguna manajemen database (database management systems), atau DBMS, selama tahun 1970-an dan 1980-an. Pandangan bahwa data dan informasi adalah sumber daya yang perlu dikelola seperti sumber daya lain masih lazim dan merupakan pendekatan positif untuk penggunaan komputer. Namun, telah muncul pandangan tambahan lain, yaitu pandangan bahwa anda dapat mengelola informasi dengan mengelola sumber daya yang menghasilkan informasi. Dengan kata lain , daripada berkonsentrasi pada input (data) dan output (informasi), perhatian seharusnya juga diberikan pada pengolah informasi ( information processor) yang mengubah input menjadi output. Pengolah ini meliputi perangkat keras dan perangkat lunak, serta orang-orang yang mengembangkan, mengoperasikan, dan menggunakan sistem.Juga termasuk fasilitas yang menyimpan sumber daya tersebut.

Jenis-Jenis Sumber Daya Informasi

Karena itu, sumber daya informasi terdiri dari:

  •   Perangkat keras komputer
  •   Perangkat lunak komputer
  •   Spesialis informasi
  •   Pemakai
  •   Fasilitas
  •   Database

  Informasi

            Ketika para manajer perusahaan memutuskan untuk mengunakan informasi untuk mencapai keunggulan kompetitif, mereka harus menyadari tiap elemen tersebut sebagai sumber daya informasi.

Siapa yang Mengelola Sumber Daya Informasi?
Sejumlah perusahaan yang pertama menggunakan komputer menempatkan tanggung jawab pengelolaan infomasi ditangan suatu unit khusus yang terdiri dari para sesialis infomasi. Praktek yang umum terjadi sekarang adalah membentuk jasa informasi sebagai suatu bidang fungsional utama dan menyertakan manajer puncaknya dalam kelompok eksekutif, seperti komite eksekutif, yang membuat keputusan-keputusan penting perusahaan.

Chief Information Officer
Istilah CEO (chief executive officer) telah lama dikenal dalam kosa kata bisnis ialah setiap orang tahu bahwa CEO adalah orang yang memilki pengaruh paling kuat dalam operasi perusahaan, dan umumnya memiliki jabatan direktur utama atau ketua dewan direksi.Istilah seperti CFO, yaitu chief finansial officer, dan COO, yaitu chief operating officer, juga telah dikenal. Pada tahun 1980-an diciptakan istilah yang serupa untuk manajer jasa informasi. Itilah itu adalah CIO, yaitu chief information officer. Istilah CIO memiliki pengertian lebih dari sekedar suatu gelar.Istilah ini memiliki pengertian suatu peran yang seharusnya dilaksanakan oleh manajer jasa informasi tingkat puncak. Seperti dimaksudkan oleh konsep tersebut, chief information officer (CIO), adalah manajer jasa informasi yang menyumbangkan keahlian manajerialnya tidak hanya untuk memecahkan masalah yang berkaitan dengan sumber daya informasi tetapi juga berbagai bidang lain dari operasi perusahaan. Seorang manajer jasa informasi dapat berperan sebagai  chief information officer dengan mengikuti saran saran berikut:

  •   Sediakan waktu untuk bisnis dan pelatihan bisnis. Pelajari bisnisnya, bukan hanya teknologinya.
  •   Membangun kemitraan dengan unit-unit bisnis dan manajemen lini; jangan menunggu hingga diundang.
  •   Fokuskan pada perbaikan proses dasar bisnis.
  •   Jelaskan biaya-biaya  IS dalam istilah-istilah bisnis.
  •   Bangun kepercayaan dengan memberikan jasa IS yang dapat diandalkan.
  •   Jangan bersifat defensif.

Mulai sekarang dalam buku ini, kita akan menggunakan istilah CIO saat menggambarkan manajer jasa informasi tingkat tertinggi. Kita mengasumsikan bahwa orang ini bertindak seperti yang dimaksudkan oleh konsep CIO.

 

Perencanaan Strategis
Telah dibahas lima fungsi manajemen Henry Fayol yaitu perencanaan, pengorganisasian, penyusunan staf, pengarahan dan pengendalian. Fungsi-fungsi ini dilaksanakan dalam urutan yang telah ditentukan, dengan perencanaan sebagai dasar semua aktivitas selanjutnya. Perencanaan jangka panjang juga dikenal sebagai perencanaan strategis karena mengidentifikasi tujuan-tujuan yang akan memberi perusahaan posisi yang paling menguntungkan dalam lingkungannya, serta menentukkan strategi-strategi untuk mencapai tujuan tersebut. Pentingnya perencanaan strategis pada manajemen tingkat atas merupakan alasan Robert Anthony menamakan tingkatan ini tingkat perencanaan strategis. Ketika perusahaan mengorganisasikan para eksekutifnya ke dalam suatu komite eksekutif, kelompok inilah yang pasti akan memikul tanggung jawab perencanaan strategis.

Perencanaan Strategis Sumber Daya Informasi
Selama beberapa tahun terakhit, jasa informasi mungkin telah mencurahkan lebih banyak perhatian pada perencanaan strategis daripada  sebagian besar bidang yang lain. Istilah untuk menggambarkan aktivitas ini awalnya adalah transformasi kumpulan strategi (strategy set transformation). Istilah yang lebih baru, yaitu perencanaan stretegis sumber daya informasi ( strategic planning for information resources) telah menjadi populer.

 

Isi dari Rencana Strategis Sumber Daya Informasi

Tiap perusahaan akanmengembangkan suatu rencana stretegis sumber daya informasi yang memenuhi kebutuhan sendiri. Namun , kita dapat mengidentifikasikan sejumlah topikutama yang harus tercakup. Intinya, rencana itu harus menjelaskan:

(1) tujuan-tujuan yang akan dicapai oleh tiap subsistem CBIS selama periode tercakup dalam jangka waktu perencanaan.

(2) sumber daya informasi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan tersebut.                      

Konsep Manajemen Sumber Daya Informasi

Topik-topik yang didiskusikan pada bab ini membentuk dasar untuk mengelola semua sumber daya informasi. Manajemen sumber daya informasi (information resources management), atau IRM adalah aktivitas yang dijalankan oleh manajer pada semua tingkatan dalam perusahaan dengan tujuan mengidentifikasi, memperoleh, dan mengelola sumber daya informasi yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pemakai.

 

Model IRM

Kondisi-kondisi IRM yang diperlukan tersebut tidak terpisah tetapi bekerja sama secara terkordinasi. Alinea-alinea bernomor di bawah ini menjelaskan nomor-nomor pada model tersebut.

1.      Lingkungan perusahaan.  Delapan elemen lingkungan memberikan latar belakang untuk mencapai keunggulan kompetitif. Para eksekutif menyadari perlunya mengelola arus sumber daya sebagai cara untuk memenuhi sejumlah kebutuhan elemen-elemen lingkungan dalam pasar yang kompetitif.

2.      Eksekutif perusahaan.  CIO disertakan dalam kelompok eksekutif yang mengarahkan perusahaan mencapai tujuannya. Salah satu aktivitas kunci kelompok ini adalah perncanaan strategis.

3.      Bidang fungsional.  Jasa informasi disertakan sebagai suatu bidang fungsional utama, dan setiap bidang bersama-sama mengembangkan rencana-rencana strategis yang mendukung rencana strategis perusahaan. Salah satu dari rencana fungsional ini adalah rencana strategis sumber daya informasi, yang dipersiapkan oleh jasa informasi bekerja sama dengan bidang fungsional lain.

4.      Sumber daya informasi. Rencana strategis sumber daya informasi menggambarkan bagaimana semua sumber daya informasi diperoleh dan dikelola. Sebagian sumber daya ini dipusatkan dalam jasa informasi, dan sebagian didistribusikan di seluruh perusahaan dalam area pemakai.

5.      Pemakai. Data dan informasi mengalir antara sumber daya informasi dan para pemakai. Sebagian pemakai ikut serta dalam end-user computing.

 

KESIMPULAN

 

Lingkungan perusahaan terdiri dari delapan elemen. Elemen-elemen tersebut menggambarkan organisasi atau perseorangan, serta mencakup para pemasok, pelanggan, serikat pekerja, masyarakat keuangan, pemegang saham atau pemilik, pesaing, pemerintah, dan masyarakat global.Elemen-elemen ini membentuk supersistem yang lebih besar yang disebut masyarakat.Sumber daya mengalir antar perusahaan dan elemen-elemen lingkungan. Perusahaan dapat mencapai keunggulan kompetitif dengan memproduksi marjin yang lebih bsar dari pesaingnya. Marjin tersebut adalahnilai lebih produk atau jasa dibandingkan biayanya. Aktivitas yang menghasilkan nilai ada dua jenis-utama dan pendukung. Aktivitas utama menyampaikan produk dan jasa ke pelanggan, sementara aktivitas pendukung memungkinkan terlaksananya aktivitas langsung. Aktivitas nilai suatu perusahaan diintegrasikan untuk membentuk rantai nilai. Para manajer dapat mencapai keunggulan kompetitif tambahan dengan mengaitkan rantai nilai mereka dengan rantai nilai pemasok, para anggota sluran distribusi dan pelanggan untuk membentuk sistem nilai. Sumber daya informasi mencakup perangkat keras, fasilitas, perangkat lunak, database, spesialis informasi, informasi, dan pemakai. Sumber daya yang ditempatkan dalam jasa informasi dikelola oleh CIO. Konsep CIO mengakui manajer jasa informasi sebagai seorang eksekutif. Sumber daya informasi yang terletak di luar jasa informasi dikelola oleh para manajer area pemakai. Semua manajer membuat rencana, dan eksekutif terlibat dalam perencanaan strategis jangka panjang. Usaha awal mengembangkan suatu rencana strategis untuk jasa informasi disebut transformasi kumpulan strategi (strategy set transformation). Walau metodologi ini masih dipraktekkan, tidak ada jaminan bahwa sumber daya informasi yang dibutuhkan tersedia. Masalah ini dapat dipecahkan dengan mengembangkan rencana-rencana strategis untuk perusahaan dan jasa informasi secara bersamaan. Pendekatgis untuk perusahaan dan jasa informasi secara bersamaan. Pendekatan ini dinamakan perncanaan strategis sumber daya informasi (strategic planning for information resources), atau SPIR. Hasil dari SPIR adalah rencana yang mengidentifikasi kebutuhan sumber daya informasi bagi tiap subsistem CBIS untuk periode yang tercakup dalam jangka waktu perencanaan strategis. Tugas SPIR menjadi semakin rumit karena meningkatnya end-user computing, atau EUC. Tidak semua pemakai akhir memiliki kemampuan yang sama. Sebagian hanya dapat menggunakan menu, sabagian dapat menggunakan bahas perintah, dan sebagian memiliki keahlian pemrograman. Sebagian lagi adalah spesialis informasi yang ditempatkan pada aarea pemakai. Meskipun semakin banyak sistem yang dikembangkan oleh pemakai akhir, sistem-sistem tersebut cenderung relatif sederhana, DSS dan sistem OA yang dimaksudkan untuk mendukung individu. Sistem-sistem selebihnya tetap dikembangkan secara bersama-sama oleh pemakai dan spesialis informasi. EUC akan terus ada EUC menguntungkan perusahaan dengan memindahkan sebagian beban kerja pengembangan sistem kepada pemakai serta menjembatani kesenjangan informasi. Risiko yang terdapat dalam EUC berkaitan dengan sistem buruk  sasarannya, sistem yang buruk rancangan dan dokumentasinya, penggunaan sumber daya perangkat keras dan perangkat lunak yang tidak efisien, hilangnya integritas data, dan hilangnya keamanan. Risiko-risiko ini dapat dikurangi bahkan dihilangkan dengan pengendalian manajemen. Gagasan bahwa semua manajer perusahaan harus terlibat dalam manajemen informasi adalah suatu pengungkapan baru, dan disebut manajemen sumber daya informasi (information resource management), atau IRM. IRM berkembang jika:

(1) perusahaan berusaha memanfaatkan informasi untuk mencapai keunggulan kompetitif,

(2) para eksekutif menyadari jasa informasi sebagai suatu bidang fungsional utama,

(3) para eksekutif menerim CIO dalam lingkungan elit mereka,

(4) para eksekutif memperhatikan sumber daya informasi ketika membuat perencanaan strategis,

(5) terdapat suatu rencana strategis sumber daya informasi yang formal,

(6) rencana tersebut membahas end-user computing. IRM adalah suatu konsep terintegrasi yang menyatukan lingkungan, tingkatan manajemen, bidang-bidang fungsional, sumber daya informasi, dan para pemakai. Keberhasilan IRM telah menandai tahun 1990-an dan menjadi tema yang mendasari buku ini.

 

 

DAFTAR PUSTAKA

 

http://gustavmy.blogspot.com/2013/01/perusahaan-dalam-lingkungannya.html

http://hadiavolorosi.blogspot.com/2012/11/bab-2-menggunakan-teknologi-informasi.html

http://widyop.blogspot.com/2012/10/sistem-informasi-manajemen.html

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s